钢质防火窗运行管理记录应齐全，主要包括：各主要设备运行记录、巡回检查记录、事故分析及其处理记录、运行值班记录、维护保养记录、年度能耗统计表格和分析资料等。不停机运行的系统，还应有交接班记录等。原始记录应填写详细、准确、清楚，并符合相关管理制度的要求，填写人应签名。巡回检查应定时、定点、定人，并做好原始记录。采用计算机集中控制的系统，可用定期打印汇总报表和数据数字化储存的方式记录并保存运行原始资料。常规管理记录如下：
①维护保养记录、检修记录和运行记录。
②水质化验报告。
③建筑钢质防火窗设备系统的运行用能统计记录，如用水量、用电量、用气量、用油量、用冷量、用热量统计记录等。
钢质防火窗系统的运行管理措施、控制和使用方法、运行使用说明以及不同工况设置等，应作为技术资料管理。上述技术资料的制定除业主自身拥有高水平的专业技术人员外，可委托设计单位专业技术人员或专业服务机构的专业技术人员承担，并在实践中不断予以完善，调整运行管理措施。